Spett.le Stazione Appaltante,

con riferimento alla documentazione di gara si rileva una possibile discordanza in merito al luogo di esecuzione delle attività di digitalizzazione, metadatazione e riordino archivistico.

Da un lato, il Capitolato Speciale Parte A – Normativa (art. A.1) prevede che «le attività di digitalizzazione, metadatazione e riordino archivistico saranno svolte presso le sedi dei Comuni aderenti», i quali mettono a disposizione locali, scrivanie e connettività, e che la scansione sia «eseguita direttamente presso i locali messi a disposizione dai Comuni, senza trasferimento massivo degli archivi presso sedi esterne, salvo casi eccezionali e autorizzati»; analoga previsione è contenuta nel Disciplinare (art. 3 – Oggetto) e nel Capitolato Parte B – Tecnica (art. B.2), che indica le attività «da svolgersi in loco, presso i locali messi a disposizione da ciascun Comune».

Dall'altro lato, il Capitolato Parte A (art. A.10a) e il Capitolato Parte B (artt. B.5, B.6, B.7, nonché B.7.1, B.10, B.11 e B.19) disciplinano il trasferimento della documentazione presso il «laboratorio di digitalizzazione» / la «sede operativa dell'Appaltatore» nella quale «vengono effettivamente e fisicamente espletate le funzioni di digitalizzazione», richiedendone l'ubicazione in territorio nazionale e «preferibilmente a poca distanza dagli archivi», oltre alla polizza «da chiodo a chiodo» a copertura del trasporto e della giacenza.

Ciò premesso, si chiede di chiarire:

se il servizio di digitalizzazione, metadatazione e riordino debba essere svolto integralmente in loco presso i locali di ciascun Comune, ovvero se sia ammesso (o richiesto) il trasferimento delle pratiche presso il laboratorio/sede operativa dell'aggiudicatario per la relativa lavorazione;qualora sia ammesso il trasferimento presso la sede operativa dell'aggiudicatario, se esso riguardi l'intero volume documentale o soltanto casi determinati, e con quali eventuali limiti e condizioni (autorizzazione della Soprintendenza ex art. 21 del D.Lgs. 42/2004, quote, tempistiche);conseguentemente, se il requisito relativo alla sede operativa di cui agli artt. B.6 e B.7 del Capitolato Parte B costituisca condizione di esecuzione da possedere/dichiarare in sede di offerta oppure rilevi unicamente nell'ipotesi di trasferimento.

La risposta è funzionale alla corretta predisposizione dell'offerta tecnica ed economica, con particolare riferimento all'organizzazione del cantiere, alla logistica e alle coperture assicurative. Si ringrazia per il riscontro.

HIBOU SOC.COOP.

Spett.le Stazione Appaltante,
all'interno del disciplinare di gara vengono menzionati gli Allegati B, C, D, F, G.
Da una verifica sul portale non ci risulta che siano stati caricati.
Vi chiediamo la cortesia di indicarci dove poterli scaricare e prenderne visione.
Cordiali saluti.

Spett.le Stazione Appaltante,
salvo errori tecnici, tra gli allegati pubblicati sul portale non troviamo l'allegato D (DGUE e dichiarazioni integrative) e l'allegato F (Attestazione di avvalimento).
Vi chiediamo la cortesia, qualora non siano stati pubblicati, di metterli a disposizione sulla relativa sezione.
Cordiali saluti.

Spett.le Stazione Appaltante,
con riferimento al Capitolato Parte tecnica, paragrafo B.1, si formulano le seguenti richieste di chiarimento:

1) Punto a: si chiede se i locali messi a disposizione dai Comuni sono all'interno degli stessi edifici che ospitano i documento e se si può escludere la necessità di trasporto dei documenti con furgoni;

2) Punto f: in merito alle prescrizioni di custodia, si segnala che il Fornitore non può garantire il controllo delle condizioni microclimatiche e di sicurezza essendo i locali messi a disposizione dai Comuni e non presidiati al di fuori delle ore del servizio. Si chiede conferma che la prescrizione sia da intendersi come responsabilità di custodia ordinata e in sicurezza all'interno delle sole responsabilità di servizio in capo al Fornitore (gestione dei faldoni, movimentazione delle pratiche, ecc.).

Con riferimento al Capitolato Parte Tecnica, allegato A.1 Progetto finanziato, paragrafo B.1, si formulano, altresì, la seguenti richieste di chiarimento:

1) Punto b: si chiede se il divieto di utilizzo di scanner a rullo è da intendersi solo per i documenti che la ricognizione iniziale identifica come in cattivo stato di conservazione, ossia ove c'è il rischio che il trascinamento del rullo danneggi il documento. Si segnale che un divieto esteso a tutti i documenti, con l'obbligo di lavorazione manuale a scanner piano o planetario, avrebbe ripercussioni critiche sul costo complessivo del servizio. D'altra parte , l'uso di scanner a rullo non introdurrebbe elementi di rischio per la documentazione in buono stato di conservazione.

2) Nella sezione 6, «Grado di interoperabilità delle soluzioni e/o dei sistemi», dell’allegato A1 «Progetto finanziato» si legge:
«La banca dati generata dalla digitalizzazione delle pratiche sarà importata nel database della piattaforma gestionale Halley, comune ai Comuni dell’aggregazione, ad eccezione di Presicce-Acquarica, che utilizzerà autonomamente i metadati prodotti nell’ambito della procedura per integrarli con la propria piattaforma gestionale, alla base dell’applicativo SUE e del modulo cartografico».
Tuttavia, dalle singole schede comunali emerge che Patù utilizza APKAPPA hypeSIC.
Si chiede pertanto di chiarire se anche il Comune di Patù dovrà utilizzare autonomamente i dati forniti per integrarli con la propria piattaforma gestionale.

3) Dall’esame della documentazione risulta che:
• Comuni di Castrignano del Capo, Ugento, Taurisano, Specchia, Tiggiano e Corsano utilizzano la piattaforma gestionale Halley SVIC PA Suite;
•il Comune di Presicce-Acquarica utilizza la piattaforma Maggioli;
•il Comune di Patù dichiara di utilizzare la piattaforma APKAPPA hypeSIC.

Alla luce di tali elementi, si chiede:
1.se la pubblicazione degli Open Data e, più in generale, le integrazioni con i sistemi esistenti siano a carico dell’Appaltatore per tutti i Comuni dell’aggregazione o soltanto per quelli che utilizzano la piattaforma Halley;
2. se l’obbligazione dell’Appaltatore possa ritenersi assolta con la produzione e la consegna dei dataset e dei metadati conformi alle specifiche di progetto, senza ulteriori attività di integrazione applicativa, qualora i Comuni non dotati della piattaforma Halley (Presicce-Acquarica e Patù) provvedano autonomamente alla pubblicazione degli Open Data.

Spett.le Stazione Appaltante,
con riferimento all'art. 3 del Disciplinare di gara si formula la seguente richiesta di chiarimento.

Da una lettura della presente sezione si evince che l'importo assoggettato a ribasso include, altresì, i costi della manodopera. Da ciò si desume che, una volta applicato il ribasso percentuale, i costi della manodopera saranno obbligatoriamente più bassi comportando il conseguente obbligo di produrre i giustificativi da inserire nella busta C.
Nello stesso articolo ci si riferisce all'eventualità di un minore costo della manodopera quando invece, alla luce di quanto sopra, sembrerebbe che debbano essere necessariamente inferiori a quelli indicati dalla Stazione Appaltante.

- Si richiede, pertanto, di confermare il fatto che il ribasso percentuale si applichi in modo indistinto anche ai costi della manodopera oppure, diversamente, che si possa applicare separatamente all'importo netto servizi (€ 169.581,60) mantenendo eventualmente i costi della manodopera inalterati (€ 395.690,40). Ciò anche ai fini di un'eventuale presentazione dei giustificativi della manodopera.

Cordiali saluti.